Wat moet een dossier bevatten?

Een personeelsdossier bestaat over het algemeen uit meerdere dossiers.

Wij onderscheiden drie soorten dossiers namelijk het

Wat moet een personeelsdossier wel of niet bevatten

Klik hier om een kort overzicht te zien van veel voorkomende misplaatste gegevens. En de oplossing waar die gegevens dan wel thuishoren.
In de checklist verplichte inhoud personeelsdossier leest u welke gegevens in welk dossier thuishoren en welke gegevens verplicht in het dossier aanwezig moeten zijn.
Klik hier om de checklist als PDF te downloaden.

Het individuele personeelsdossier

Ieder personeelsdossier wordt als volgt opgebouwd:

Het eerste vel is de stamkaart waarop de personele gegevens, functiehistorie binnen organisatie en de beoordelingsresultaten van de medewerker staan. Klik hier om een model van een stamkaart te bekijken.

Achter de stamkaart volgen tabbladen waarop de achterliggende stukken vermeld staan.Tabbladen zijn:

De Wet bescherming persoonsgegevens zegt dat een eenvoudige registratie zoals een individueel personeelsdossier niet gemeld hoeft te worden.

Het salarisdossier

In het salarisdossier, dat over het algemeen in het personeelsinformatiesysteem is opgeslagen, kan onder andere de volgende gegevens bevatten;

Collectief personeelsdossier

Bij het collectieve personeelsdossier zijn gegevens van alle werknemers opgeslagen in ordners. Hierbij gaat het om

Ziek- en herstelmeldingen
Correspondentie omtrent de zieke, zowel met de GAK-instelling, als de Arbodienst als met de medewerker zelf voor zover het geen privacygevoelige informatie betreft; zulke informatie hoort in het individuele personeelsdossier
Kopie stamkaarten
Vakantiekaarten per medewerker