Waarom een personeelsdossier?

Wetgeving

Voor het verkrijgen van bepaalde informatie op basis van wettelijke voorschriften op het gebied van de sociale zekerheid fiscale wetgeving of de stimulering arbeidsdeelname door minderheden is het noodzakelijk dat een werkgever personeelsgegevens bijhoudt. De wet Persoonsregistratie is op 1 september 2001 vervangen door de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
Klik hier om meer informatie te lezen over de Wet Bescherming Persoonsgegevens in relatie tot het personeelsdossier.

Bewaren van arbeidsovereenkomsten

Tegenwoordig is het wettelijk verplicht om de gemaakte afspraken tussen werkgever en werknemer binnen twee maanden vast te leggen in een arbeidsovereenkomst. In de arbeidsovereenkomst staat onder andere de positie van de werknemer binnen het bedrijf beschreven. Andere gegevens (zoals naam, adres, rekeningnummer) zijn nodig om het salaris juist uit te betalen.

Bewaren van verslagen van beoordelingsgesprekken

De verslagen van beoordelingsgesprekken moeten correct opgeborgen worden. Klik hier om het onderwerp Beoordelingsgesprekken te bekijken.

Het is verstandig om alle gespreksverslagen van een medewerker op één plaats te hebben, zodat alle gegevens snel teruggevonden kunnen worden. Verslagen van functioneringsgesprekken worden niet in het personeelsdossier opgenomen maar in een aparte ordner in één cyclus bewaard door de direct leidinggevende. Een functioneringsgesprek is namelijk gericht op ontwikkeling en niet op beheer. Na afloop van het gesprek wordt het oude verslag vervangen voor het nieuwe verslag.

Onderbouwing van beslissingen

Een goed personeelsdossier bevat alle gegevens op basis waarvan van de stand van zaken kan worden geanalyseerd. Beslissingen moeten altijd goed onderbouwd kunnen worden. Of het nu om een salarisverhoging gaat of om ontslag. Op het moment dat een werknemer zich niet houdt aan afspraken die gemaakt zijn (bijvoorbeeld werktijden) wordt hiervan een aantekening gemaakt in het dossier en wordt de werknemer schriftelijk op de hoogte gebracht. Op het moment dat de werknemer zich nog niet houdt aan de afspraken en de werkgever vraagt een ontslag aan, zijn er (meestal) voldoende schriftelijke bewijzen. Als die er niet zijn, wordt het ontslag niet gehonoreerd.

Omdat u met al deze gegevens informatie verzamelt, is het nodig een gestructureerd en vertrouwelijk personeelsdossier aan te leggen.

Een deel van de gegevens slaat u op in een personeelsinformatiesysteem.

Checklist Personeelsinformatiesysteem

Mogelijke inhoudelijke gegevens personeelsinformatiepakketten:

Arboverslaggeving (gedeelte van)
Budgettering
Functiegegevens
Personeelsplanning
Persoonlijke gegevens
Ploegenregistratie
Salarisgegevens
Secundaire voorwaarden
Urenregistratie
Verlofregistratie
Zaken voortvloeiend uit CAO-afspraken
Ziekteregistratie

Andere informatie bewaart u in een collectief personeelsdossier voor alle werknemers (bijvoorbeeld ziekteverzuim en vakantieaanvragen en goedkeuringen). Daarnaast gebruikt u een ordner of dossiermap zijn voor het individueel personeelsdossier.