Voorbereiden van werkoverleg

Voorbereiden van werkoverleg 

Door een gestructureerde voorbereiding zorgt u voor een efficiënt en vlot verloop van het overleg. Bovendien komt u niet voor verrassingen te staan tijdens het overleg. 

 

Datum en tijd 

Bespreek datum en tijd voortijdig met de afdeling/vestiging. Bespreek bij de tijd zowel begin- als eindtijd, uitlopen is natuurlijk altijd mogelijk. Het handigste is het om al tijdens het laatste werkoverleg een afspraak te maken voor het volgende werkoverleg. 

 

Ruimte en bezetting

Houd, als dat kan, het overleg niet op de werkvloer maar in een aparte ruimte. Bespreek van tevoren met de medewerkers wie de telefoon aanneemt en klanten ontvangt. Dit zorgt voor duidelijkheid. Wissel deze taak elke keer af.

 

Werkoverleg vindt plaats tussen de directe chef en de medewerkers van de afdeling of vestiging, inclusief uitzendkrachten en stagiaires. Werkoverleg is bedoeld voor iedereen. Dat betekent dat iedereen ook de gelegenheid moet krijgen om aan het werkoverleg deel te nemen. 

 

Regelmaat

Zorg ervoor dat het werkoverleg op regelmatige basis plaatsvindt. Bijvoorbeeld één keer in de maand of twee maanden. Extra werkoverleggen zijn mogelijk bijvoorbeeld bij belangrijke veranderingen.

 

Laat alle werkoverleggen door een notulist vastleggen in verslagen. Dit hoeft geen vast persoon te zijn. Het is zelfs beter als de rol telkens door iemand anders wordt vervuld. Hetzelfde geldt voor de rol van voorzitter binnen het overleg.

 

Agenda werkoverleg

Werk bij het werkoverleg met agendapunten, die zowel door werknemers als de chef ingebracht kunnen worden en voor allen van belang zijn. Belangrijk is dat er maar een beperkt aantal onderwerpen aan bod komt tijdens het werkoverleg. Hierdoor kunt u deze onderwerpen uitvoerig behandelen. Agendapunten die voor slechts een enkeling van belang zijn, horen niet thuis in het werkoverleg. Het is raadzaam deze punten in een individueel gesprek te behandelen. De voorzitter brengt de agendapunten onder de aandacht van de werknemers. Doe dit schriftelijk, ongeveer een week voor het overleg. Dit geeft deelnemers de kans al een mening over de onderwerpen te kunnen vormen. Belangrijk is dat u zelf ook een standpunt heeft over de onderwerpen. Zijn er helemaal geen agendapunten voor een werkoverleg. Dan is het raadzaam om het werkoverleg te verplaatsen naar een latere datum of het te laten vervallen.