Tips en trucs opleidingsplan

1. Breng de opleidingshistorie in beeld. Welke opleidingen, cursussen en trainingen heeft de medewerker tot op heden doorlopen?
2. Bespreek met de medewerker de activiteiten die je hebt geïnventariseerd in module. Hoe kijkt de medewerker aan tegen de punten die jij hebt ingevuld? Volledig draagvlak is van groot belang!
3. Bespreek de eventuele nieuwe activiteiten die de medewerker gaat uitvoeren. Wat vindt de medewerker hiervan? Zijn er nog andere wensen of interesses?
4. Inventariseer de individuele opleidingswensen van de medewerker.

Hoe stel je prioriteiten in alle opleidingsbehoeften?

Huidige activiteiten en nieuwe ontwikkelingen, module 2A:

• Indien de niet optimale taakuitvoering veel invloed heeft op het productieproces is de prioriteit hoog.
• Leidt de activiteit tot een product dat je in grotere aantallen wilt gaan produceren?
• Is het nodig dat meer mensen de taak uit kunnen voeren (zodat er vervanging is bij ziekte of afwezigheid)?
• Welke ontwikkelingen heb je een hoge prioriteit gegeven en waarom?

Afdelingsprofiel, module 1C

• Heb je alle activiteiten uit 1C waarvan je hebt aangegeven dat ze moeten worden opgepakt in schema 2C staan?
• Indien er activiteiten missen is dat dan een bewuste keus?

Persoonlijke wensen, module 2B

• Welke individuele opleidingswensen heeft de medewerker geuit?
• Wat is de toegevoegde waarde van de opleiding voor de afdeling en hoeveel ga je op grond daarvan vergoeden?

Algemeen:

• Hoeveel geld gaat ongeveer gepaard met de opleidingen ?
• Hoeveel budget heb je?
• Welke opleidingen zijn in een jaar te plannen?
• Wie moeten elkaar vervangen?

• Hoeveel vakdeskundigheid en begeleidingsmogelijkheden zijn er aanwezig binnen jouw bedrijf? Is planmatige instructie door een collega of “meelopen” met een ervaren collega mogelijk?
• Als een vorm van opleiden buiten de deur nodig of wenselijk is, welk type activiteit past dan het beste bij de leerdoelen die je hebt geformuleerd, opleiding, cursus of training?
• Kies je voor het standaard aanbod of is het mogelijk en/of noodzakelijk om een opleidingsactiviteit op maat (in-company) te laten ontwikkelen?
• Hoeveel mensen moeten worden opgeleid?
• Opleidingsinstituten zijn al snel bereid om hun reguliere scholingsactiviteiten ( met open inschrijving) uit te voeren voor een groep van enige omvang. Voordeel is dat je invloed hebt op het programma en dat de scholing hierdoor veel beter kan aansluiten bij de dagelijkse praktijk.
• Vraag aan de medewerkers aan wat voor traject zij de voorkeur geven.
• Hebben zij vooral behoefte aan het praktisch oefenen van de stof of wil men graag meningen en invalshoeken met anderen delen. Is er vooral behoefte aan extra theoretische bagage?

Hoe plan je een opleidingsactiviteit?

Organisatorische randvoorwaarden

• Werkroosters. Bij beperkte aanpassing kan de opleiding op een aantal tijdstippen plaatsvinden
• Tijdsduur en tijdstip. Kunnen medewerkers meer dagen aaneengesloten weg? Houdt rekenening met vakanties en vrije dagen.
• Groepsgrootte. Kan iedereen tegelijk weg? Wat is een verstandige groepsgrootte?

Persoonlijke randvoorwaarden

• Ervaring en niveau. Zijn er verschillen in niveau tussen de deelnemers en hoe groot zijn die? Bij grote verschillen is het moeilijk een tempo voor de opleiding te bepalen. Dan kun je  de groep beter splitsen.
• Recente leerervaring. Een niet positieve ervaring heeft invloed op de motivatie voor de volgende training. Zorg dat je hier aandacht voor hebt en de deelnemers extra motiveert.
• Privé randvoorwaarden. Een voorbeeld: een opleiding door laten gaan tot 20.00 uur in de avond terwijl er deelnemers zijn die op kinderen moeten passen heeft geen zin. Overleg hierover van tevoren.

Carrière

• Geef de deelnemers duidelijkheid over wat de opleiding betekent voor hun functie en loopbaan.

Geschatte kosten

• Opleidingskosten: Dit zijn de uitvoeringskosten van de opleider: trainen, reis, verblijf, maaltijden enz.
• Reis- / verblijfskosten: De reiskosten van de deelnemers, samen met verblijf en maaltijden.
• Materialen: Ontwikkelkosten. Vermenigvuldiging en vormgeving materialen. Huur audiovisuele middelen.
• Verletkosten: De kosten die worden gemaakt omdat de deelnemers niet werken.
• Vervangingskosten: De kosten van vervangende arbeid voor de deelnemers aan de opleiding.

Hoe stel je een budget vast?

Vertrekpunt wanneer je voor het eerst een budget vaststelt:

1. Stel de totale samenstelling vast van de bruto jaarsalarissen van het totale werknemersbestand (zonder verhogingen voor premies of overwerk).
2. Stel een x percentage vast voor het eerste jaar. Dit is je maxiale budget in jaar 1.

Nu vast te stellen voor volgend jaar:

1. Bepaal met welke percentage je het bedrag jaarlijks gaat verhogen tot het gewenste niveau.
2. Bepaal op welke wijze het budget naar rato wordt aangepast aan de winstcijfers.

De jaren daarna:

1. Bepaal per jaar de aanpassingen van het budget. Stel objectief vast.
2. Stel het percentage opnieuw vast als er grote wijzigingen in de sociale zekerheid plaatsvinden.

Voorbeelden en tips bij module 4. Opleidingsplan uitvoeren

Hoe selecteer je uit een standaard trainingsaanbod?

• Komt het trainingsresultaat overeen met de doelen en verbeterpunten?
• Hoe is de kwaliteit van het opleidingsprogramma: programmaonderdelen, dagprogramma’s, afwisseling, voldoende ruimte om te oefenen, (minimaal de helft van de tijd), duur van de opleiding.
• Hoe is de kwaliteit van materialen en diensten: gebruikte cursusmateriaal, media zoals video of computersimulatie, feedback op praktijkopdrachten en andere begeleiding?
• Welke reputatie heeft de opleidingsaanbieder? Is het een gecertificeerd instituut?
• Hoe hoog zijn de kosten: ook eventuele onvoorziene kosten, verblijfskosten, wijze van betaling?
• Wat zijn overige voor- en nadelen van een opleiding? Bijvoorbeeld plaats, frequentie, voorwaarden voor deelname, cursustijdstippen, maximum of minimum aantal deelnemers.

Hoe selecteer je een maatwerktraject?

• Geef duidelijkheid over de doelgroep: taken, werkomstandigheden, aantal personen.
• Geef goed aan welk resultaat (in werkgedrag) je vindt dat de training moet opleveren.
• Geef duidelijk je eisen of randvoorwaarden aan die je verder stelt: inhoud, vorm, voorkeur voor of deskundigheid van opleider(s), personen, documenten of materialen die je wilt betrekken.
• Geef de fasering aan, duur, vorm en maximale kosten.

Waar je op moet letten zodat medewerkers het geleerde in de praktijk toepassen

• Zorgen dat de nieuwe apparatuur geïnstalleerd is.
• Zorgen dat iemand meteen kan oefenen met de nieuwe taken: gestructureerd werkplekopleiden, oefenen met de nieuwe taken, een ontwikkelopdracht geven, meelopen in een project of met ervaren collega’s, het geleerde presenteren aan collega’s en laten verwerken tot een nieuwe procedure in het eigen werk.
• Voorkomen dat er na afloop van de opleiding zoveel werk ligt dat iemand geen gelegenheid heeft om iets te doen met het geleerde.

Rol van de begeleider na de cursus

• Informeren naar de ervaringen van de deelnemer
• Vertrouwelijke de vorderingen en knelpunten bespreken, stimuleren, faalangst bespreken
• Aanspreekbaar zijn voor vragen t.a.v. de inhoud van de opleiding
• De deelnemer complimenteren met goede resultaten
• Het eindresultaat in werkgedrag van de training bepalen