Printversie Doorsturen

Tips en trucs gesprekken

Algemene tips

Kondig het gesprek op tijd aan (minimaal 1 week van tevoren).
Zorg voor een rustige ruimte en neem voldoende tijd, waarbij u niet gestoord wordt.
Reserveer voldoende tijd.
Concentreer de gesprekken met de verschillende medewerkers in één bepaalde periode (aanbevolen wordt mei/ juni voor het functioneringsgesprek, december voor het beoordelingsgesprek).
Het gesprek vindt in principe plaats tussen leidinggevende en medewerker, indien gewenst kan er een derde persoon bij aanwezig zijn.
Gebruik een functioneringsformulier of beoordelingsformulier als houvast tijdens het gesprek en om de afspraken gelijk vast te leggen. Zo kan de medewerker ook gelijk zien wat er op papier wordt gezet. Bestudeer voorafgaand aan het gesprek goed het functionerings- of beoordelingsformulier om u voor te bereiden op het gesprek en om na te gaan of alle onderdelen in het gesprek aan de orde zullen komen.
Luister aandachtig.
Vertel wat u zelf waarneemt en hoe u dat ervaart.
Probeer vooroordelen te vermijden, indien u toch vooroordelen meeneemt, bespreek ze dan meteen. Hierdoor kunnen de vooroordelen worden bevestigd of ontkracht.
Durf te confronteren, hierdoor vermijdt u ook milde beoordelingen, waar een medewerker niets mee kan.
Kijk naar het afgelopen jaar en niet naar de paar weken voorafgaand aan de beoordeling.
Vraag eventueel advies aan derden binnen of buiten de organisatie.
Leg de resultaten en de gemaakte afspraken kort en bondig schriftelijk vast. Dit voorkomt verwarring en legt de basis voor het tot stand komen van verbeteringen en voor een volgend gesprek. Zowel de leidinggevende als de medewerker ondertekenen het verslag. Vervolgens wordt het verslag van het functioneringgesprek opgenomen in de speciale ordner die de chef voor deze gesprekken heeft aangelegd. Dit verslag met afspraken vormt het startpunt voor het volgende functioneringsgesprek. Het verslag van het beoordelingsgesprek wordt opgenomen in het personeelsdossier
Klik hier voor een PDF van de checklist verplichte inhoud Personeels Dossier.

Tips functioneringsgesprekken

Spreek af welke onderwerpen besproken worden.
Overhandig de medewerker het formulier voor het functioneringsgesprek.
Stimuleer uw medewerker om zelf met oplossingen te komen.

Uitgebreide gespreksopbouw functioneringsgesprek

Introductie
- Zorg voor een ongedwongen start
- Inventariseer de gesprekspunten
- Stel de gesprekstijd vast
Bespreek de punten van de medewerker
- Vraag door totdat u zijn problemen begrijpt
- Laat de medewerker zoveel mogelijk zelf met oplossingen komen
- Noteer de problemen en oplossingen
Bespreek de punten van de leidinggevende
- Verduidelijk uw punten, toets of de medewerker u begrijpt
- Vraag naar zijn mening en mogelijke oplossingen
- Toets of hij achter de oplossingen staat
Zet de gemaakte afspraken op papier
- Herhaal de gemaakte afspraken
- Wees zo concreet mogelijk; stel vast wie wat doet en wanneer
- Leg de gemaakte afspraken vast en geef de medewerker een afschrift
Afsluiten
- Sluit het gesprek af met een evaluatie
- Maak een volgende afspraak

Tips beoordelingsgesprekken

Ga niet beoordelen over onderwerpen waarover u, als leidinggevende, niet kunt oordelen.
Vermijd dus zinnen als ‘men zegt…’, ‘ik heb gehoord dat…’
Houdt het verloop van het gesprek in eigen hand, hierdoor vermijdt u een ongestructureerd gesprek, waarin de helft niet wordt gezegd.