Taakverdeling

Binnen het werkoverleg zijn er twee expliciete rollen, namelijk de voorzitter en de notulist. Dit zijn rollen die door iedereen kunnen worden ingevuld. Vaak worden deze specifieke taken telkens door iemand anders vervuld.

     

Datum plannen

Iedereen uitnodigen

Agenda maken (Klik hier om een voorbeeldagenda van een werkoverleg te bekijken en te printen.)

Tijdspanne maken

Ruimte reserveren

Koffie & thee regelen

Stukken uitdelen aan deelnemers, die ze voor het werkoverleg nodig hebben

 

Informatie verstrekken

Iedereen aan het woord laten komen

Discussie leiden

Als het te lang duurt, onderwerp afbreken

Samenvatten (in samenspraak met notulist)

 

Notulist vragen spoedig verslaglegging te doen

Verslaglegging controleren

Zorgdragen voor verspreiding verslaglegging en actielijst

Eventueel napraten met deelnemers

 

Bedenk alvast vergaderpunten voor het volgende overleg, zodat u niet een week voor de volgende vergadering punten moet bedenken. Vlak na een overleg is het meer helder waar de behoefte ligt bij de werknemers.

 

   

Laatste verslag van werkoverleg kopiëren en meenemen naar vergadering

Agenda kopiëren en meenemen naar vergadering

Eventueel extra kopieën maken

 

Alles noteren

Om opheldering vragen als er onduidelijkheden zijn

Samenvattingen geven en opstellen

Actiepunten aan het eind van de vergadering herhalen

 

Het maken van een verslag

Het maken van een actielijst

Verslag laten controleren door voorzitter

 

Voor een goed functioneren van het werkoverleg is een goede verslaglegging belangrijk. De notulist maakt van het overleg een verslaglegging. Er zijn drie mogelijkheden: 

 

Natuurlijk is het ook mogelijk om een combinatie te maken van de mogelijkheden.

 

Wacht niet te lang met het vastleggen en verspreiden van het verslag. De chef neemt afhankelijk van de behoefte het verslag door en deelt deze uit aan de werknemers.