Plaats van het personeels dossier

Bewaren van een personeelsdossier 

Personeelsdossiers zijn privacy gevoelig. Werkgevers zijn verplicht maatregelen te treffen waardoor onbevoegden geen toegang tot de informatie kunnen krijgen. Papieren dossiers moeten in een afgesloten ruimte bewaard worden en computerbestanden moeten worden beveiligd met een wachtwoord.

Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens mag een werkgever alleen met toestemming van de werknemer gegevens uit het personeelsdossier aan derden verstrekken.

Daarnaast heeft de werknemer recht op inzage in de eigen gegevens en kan hij de werkgever verzoeken om gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. Een werkgever is verplicht om deze verzoeken binnen vier weken te honoreren. Gegevens kunnen alleen verbeterd worden als ze "feitelijk onjuist" zijn. Wanneer gegevens subjectief onjuist zijn (een werknemer is het bijvoorbeeld niet eens met de inhoud van gespreksverslagen) dan heeft de werknemer het recht om zijn/ haar eigen versie aan het dossier toe te voegen (recht op aanvulling).

 

Hoe goed u een individueel personeelsdossier ook opgezet heeft, op een gegeven moment treedt er vervuiling op. Zaken als adreswijzigingen, verlofbriefjes, briefconcepten e.d., maar ook zaken als psychologische tests en verslagen verliezen hun waarde. Op dat moment is het goed om ze uit het dossier te verwijderen.

Het is handig om één keer per jaar, bijvoorbeeld in de vakantieperiode, de dossiers te schonen. Dit kunt u doen aan de hand van de checklist bewaartermijnen. Klik hier om de checklist te downloaden als PDF (50 kB)