Wet Bescherming Persoonsgegevens

De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)zegt dat de werkgever op een behoorlijke en zorgvuldige wijze met personeelsinformatie dient om te gaan. Het bijhouden van personeelsgegevens door de werkgever is noodzakelijk om twee redenen:

voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst;
voor het verkrijgen van bepaalde informatie op basis van wettelijke voorschriften op het gebied van de sociale zekerheid, fiscale wetgeving of de stimulering arbeidsdeelname door minderheden.

De WBP heeft betrekking op ieder gebruik van persoonsgegevens.
Onder gebruik verstaat men bijna alles wat met gegevens kan worden gedaan, zoals onder andere: verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, uitwissen of vernietigen, samenbrengen, afschermen, met elkaar in verband brengen.

Onder persoonsgegevens verstaat men gegevens die betrekking hebben op een bekende persoon of een onbekende persoon, die aan de hand van de bijgehouden gegevens identificeerbaar is.

Om deze reden valt de personeelsadministratie van een onderneming onder de WBP.

Persoonsgegevens mogen slechts verwerkt worden:
a. Indien de werknemer hiervoor uitdrukkelijk zijn toestemming heeft verleend; of
b. Indien de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst; of
c. De gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de werkgever onderworpen is;
d. De gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de werknemer;
e. De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door het desbetreffende bestuursorgaan dan wel het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrekt; of
f. De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkenen, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.

Bovendien mogen de persoonsgegevens niet langer worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.

Daarnaast bepaalt artikel 27 van de WBP dat een geheel of gedeeltelijke geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens voor de verwerking bij het College bescherming persoonsgegevens moeten worden aangemeld. Een onderneming kan er ook voor kiezen intern een persoon aan te wijzen ('de functionaris') voor de gegevensbescherming. Deze functionaris kan zijn taken pas uitoefenen nadat hij bij het College Beschermingpersoonsgegevens is aangemeld (conform artikel 62 e.v. WBP).

Een niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, wordt gemeld indien deze is onderworpen aan voorafgaand onderzoek.

Het is een werkgever niet toegestaan bepaalde bijzondere gegevens te registreren. Hierbij kan men denken aan persoonsgegevens over godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven.

Evenals persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijk persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, behoudens de uitzonderingen genoemd in artikel 17 e.v. WBP.

De WBP schrijft niet voor hoe lang een werkgever persoonsgegevens van de werknemers na beëindiging van het dienstverband moet bewaren. Wel schrijft de WBP en het daarbij behorend Vrijstellingsbesluit voor hoe lang een werkgever persoonsgegevens van werknemer na beëindiging van het dienstverband mag bewaren.

College bescherming persoonsgegevens

In de Wet bescherming persoonsgegevens staan de spelregels voor het omgaan met persoonsgegevens. Zo staat er in dat gegevens alleen voor een bepaald doel vastgelegd mogen worden. De gegevens moeten verder op een rechtmatige manier verkregen zijn en mogen alleen in handen komen van instanties en personen voor wie ze bestemd zijn. De wet vereist in principe dat de instantie die een persoonsregistratie bijhoudt hier melding van maakt bij het College bescherming persoonsgegevens in Den Haag.
Prins Clauslaan 20
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
telefoon 070-3811300
telefax 070-3811301
E-mail: info@cbpweb.nl
www.cbpweb.nl

Het College bescherming persoonsgegevens heeft iedere werkdag van 9.00 tot 12.30 uur een telefonisch spreekuur, voor algemene vragen.

Bovendien moet een houder een ieder die geregistreerd staat daarvan in kennis stellen. Er zijn twee uitzonderingen gemaakt:

Eenvoudige registraties zoals individuele personeelsdossiers, hoeven niet gemeld te worden.
De geregistreerde hoeft niet op de hoogte te worden gebracht, als de geregistreerde van het verzamelen daadwerkelijk op de hoogte is, bijvoorbeeld doordat de houder de informatie in de vorm van een folder heeft gekregen.