tips en trucs effectief beoordelingsgesprek

1. Goede voorbereiding is het halve werk

• Start ruim op tijd met de voorbereiding.
• Pak de afgesproken doelen en resultaten erbij. Kijk terug op de voortgangsgesprekken. 
• Maak een beoordeling die objectief is en met oog voor omstandigheden.
• Zet op een rijtje wat de consequenties van de beoordeling zijn.
• Zoek zo nodig de rechtspositionele gevolgen uit.
• Denk alvast na over wat de boodschap van het gesprek is.
• Wordt het een lastig gesprek? Denk vast na hoe je gaat reageren op de emoties van de medewerker. 
• Reserveer minimaal een uur voor het gesprek en houd rekening met ‘uitlooptijd'. Plan ook de verslaglegging.
• Nodig de medewerker minimaal een week van te voren uit.

2. Begin met de eindbeoordeling

• Vertel eerst kort en bondig wat de eindbeoordeling is. Dat haalt de ergste spanning weg.

3. Alles wat aandacht krijgt groeit

• Haal de sterke kanten van de medewerker naar voren.
• Laat je waardering merken. 
• Geef vertrouwen dat zwakke punten worden weggewerkt.

4. Vertel niets nieuws

• Zorg dat de medewerker tijdens het beoordelingsgesprek niet wordt geconfronteerd met een totaal onverwachte beoordeling.
• Geef daarom regelmatig je mening. Spreek het direct uit als iets niet goed gaat en geef complimenten als je tevreden bent. 
• Zie het beoordelingsgesprek als een moment om de balans op te maken en consequenties te benoemen.

5. Ook een beoordelingsgesprek is een ‘gesprek'

• Zorg voor tweerichtingsverkeer. Ook de medewerker heeft een verhaal over wat wel en niet goed gaat en hoe dat kan verbeteren.
• Luister goed naar wat de medewerker te vertellen heeft over belemmerende omstandigheden in de organisatie!

6. Durf te confronteren

• Wees eerlijk en concreet. Draai niet om de hete brei heen....en durf!

7. Je hoeft het niet met elkaar eens te zijn

• Het is jouw beoordeling. Zorg wel dat de medewerker de overwegingen begrijpt.

8. Toon begrip bij een slechte beoordeling

Gebruik de lessen van het ‘slecht nieuwsgesprek':

• Deel meteen de klap uit. Kort, duidelijk en zonder uitgebreide toelichting.
• Bied ruimte voor emoties. Respecteer felle reacties. Toon betrokkenheid door emoties die je ziet te benoemen: ‘Ik zie dat je aangeslagen bent.' Ga niet troosten, je bent immers de brenger van het slechte nieuws. Laat de medewerker rustig stoom afblazen tot hij zelf informeert naar het waarom.
• Licht de reden toe. Hou het kort en zakelijk. Herhaal het eventueel een paar keer, maar wel telkens in dezelfde woorden. Anders ontstaat onduidelijkheid (‘je zei net nog...')
• Als de emoties te heftig zijn, maak je een vervolgafspraak om de praktische consequenties te bespreken.

9. Rond het gesprek goed af

• Vat de belangrijkste afspraken samen (of vraag de medewerker om dat te doen).
• Vraag hoe de medewerker het gesprek ervaren heeft. 
• Licht eventuele consequenties van het gesprek toe (bijvoorbeeld als de beoordeling financiële gevolgen heeft). 
• Eindig het gesprek positief, het liefst met een welgemeend compliment.

10. Gebruik het beoordelingsformulier