checklist voortgangsgesprek

Tijdens een voortgangsgesprek bespreek je samen met de medewerker hoe de vlag ervoor staat. Ook andere onderwerpen kunnen aan de orde komen. Leidinggevende en medewerker kunnen beiden gesprekspunten inbrengen. Er zijn dan ook geen vaste regels over het inplannen van een voortgangsgesprek. Hieronder volgt een leidraad:

Geef extra aandacht zodra

• de medewerker daarom vraagt.
• het werk van de medewerker verandert.
• de gemaakte afspraken wijzigen (bijvoorbeeld omdat een opdracht niet door kan gaan).
• je merkt dat de medewerker niet goed functioneert of zijn afspraken niet behaalt.
• de medewerker extra ondersteuning nodig heeft.

Een duidelijke agenda

• die gericht is op de huidige werkzaamheden en de komende periode (en dus niet over het voorgaande jaar).
• die leidt tot heldere afspraken.

Sturende vragen en gesprekspunten

• De afspraken van het doelstellingengesprek zijn het vertrekpunt!
• Wat zijn de behaalde resultaten tot nu toe? 
• Wat moet er nog gebeuren en wat heeft de medewerker hierbij nodig? 
• Hoe verloopt de samenwerking met anderen?
• Zijn alle afspraken nog haalbaar? 
• Hoe verloopt de ontwikkeling van de medewerker?
• Kan hij zijn talenten goed inzetten?
• Wat gaat goed, waar is hij trots op? (dit motiveert meer dan voortdurend over tekorten en tegenslagen praten)

Heldere afspraken over

• Eventuele bijstelling van te behalen resultaten. Wees duidelijk in wat meer, minder, anders of sneller geleverd moet worden.
• Mogelijke gevolgen voor de beoordeling.
• De acties van leidinggevende en werknemer.

Maak afspraken SMART!

• Specifiek: heel concreet en duidelijk.
• Meetbaar: je kan precies aangeven waaruit het resultaat bestaat. 
• Acceptabel: het is een redelijke eis en beide partijen zijn het erover eens.
• Realistisch: een haalbare opdracht. 
• Tijdsgebonden: hoeveel tijd staat ervoor, wanneer wordt gestart en opgeleverd. 
• Er is geen enkel misverstand meer over wat is afgesproken!

Leg afspraken vast

• Zet de afspraken op papier, zeker als er problemen zijn of dreigen.
• Gebruik een standaardformulier.
• Onderteken allebei het formulier en geef een kopie aan de medewerker. Het origineel gaat in het personeelsdossier.