Gesprekken rond verzuimbegeleiding

De bedoeling van gesprekken rond het ziekteverzuim is dat de direct leidinggevende informatie krijgt over het verzuim en zijn belangstelling toont voor het wel en wee van de werknemer. De gesprekken zijn een belangrijk instrument om de reïntegratie te bevorderen en het verzuimgedrag te corrigeren als dit nodig is. Zo kan de leidinggevende op verschillende momenten met de zieke werknemer praten over diens verzuim:

Bij de (telefonische) ziekmelding
Bij langdurig verzuim; het verzuimbegeleidinggesprek
Bij terugkeer; het terugkeergesprek
Bij frequent verzuim of zwart verzuim; het signaleringsgesprek
Bereid u goed voor op een verzuimgesprek en lees de tips hier.

2. Het verzuimbegeleidingsgesprek

De verzuimbegeleidingsgesprekken vinden tijdens álle contactmomenten plaats. Dus het eerste gesprek vindt al plaats tijdens de ziekmelding.

Doelen van het verzuimbegeleidingsgesprek zijn:

Samen zoeken naar mogelijke oorzaken van het verzuim
Samen zoeken naar oplossingen om terugkeer te bevorderen
Het verzuim bespreekbaar maken / houden

Opbouw/onderdelen verzuimbegeleidinggesprek:

Belangstelling en betrokkenheid tonen
De zieke betrokken houden bij de organisatie, het werk en de
ontwikkelingen daarbinnen
Inschatten van de duur en het verdere verloop van de ziekte
Zicht krijgen op mogelijke werkhervatting
Relatie ziekte en (werk) omgeving aan de orde stellen
Vaststellen welke acties door de zieke werknemer zijn ondernomen
Inschatten welke acties de onderneming kan ondernemen teneinde
reïntegratie te bevorderen
Afspraken maken voor te ondernemen activiteiten
Afspraken maken voor vervolgcontacten

3. Het terugkeergesprek

Het terugkeergesprek is een logisch vervolg op de contacten tijdens het ziekteverzuim van de werknemer. Het vindt plaats op de dag dat de werknemer weer aan het werk gaat.

Over het algemeen heeft dit gesprek een informeel karakter waarin belangstelling wordt getoond en waarin de leidinggevende polst of het ziek zijn iets met de werksituatie te maken heeft gehad. Bij middellang en lang verzuim moet er meer aandacht besteed worden aan de reïntegratie en heeft het terugkeergesprek een formeler karakter.

Doelen van het terugkeergesprek zijn:

Bevorderen van een goede reïntegratie
Voorkomen van herhaling van de klachten
Het verzuim bespreekbaar maken /houden

Opbouw terugkeergesprek:

Belangstelling en betrokkenheid tonen
De werknemer op de hoogte stellen van recente ontwikkelingen
Relatie ziekte en (werk) omgeving aan de orde stellen
Werknemer kan aangeven wat eventueel nog beperkingen zijn
Nagaan of aanpassing van de aard of de duur van de werkzaamheden noodzakelijk is
(Werk) afspraken maken voor zowel de korte als de lange termijn die een goede reïntegratie bevorderen

4. Signaleringsgesprek

Doelen signaleringsgeprek

Voorkomen van verzuim door de oorzaak van de klachten tijdig aan te pakken
Corrigeren van verzuimgedrag
Het verzuim bespreekbaar maken / houden

Wanneer een signaleringsgesprek?

Bij frequent kort verzuim; als iemand zich vaker kort ziek meldt is er vaak iets aan de hand
De leidinggevende ziet een werknemer lopen met klachten, terwijl deze zich niet ziekmeldt
Bij het vermoeden dat andere problemen dan arbeidsongeschiktheid aanleiding kunnen zijn of zijn geweest voor verzuim
Bij (vermoeden van) zwart verzuim (=frauduleus)

Opbouw van een signaleringsgesprek:

De werknemer attent maken op zijn veelvuldig kort verzuim (bespreek, of beter nog, laat zien wat de afwijking is ten opzichte van de norm middels het verzuimpercentage en het aantal ziekmeldingen)
De waargenomen feiten met de werknemer bespreken
Consequenties van het verzuim voor het werk benoemen
De oorzaken van het verzuim gezamenlijk achterhalen
Gezamenlijk zoeken naar oplossingen
Afspraken maken over te nemen acties en hoe de werknemer zich weer aan de norm gaat aanpassen.
Afspraak maken voor vervolgcontact

De informatie en de gemaakte afspraken in het signaleringsgesprek moeten worden vastgelegd. De zwaarte die het gesprek heeft, bepaalt of de afspraken schriftelijk bevestigd worden aan de werknemer of zelfs gezamenlijk ondertekend.

5. Voorbereiding verzuimgesprek

Ken cijfers, feiten en regels
Ken de verzuimgeschiedenis van de werknemer
Bepaal wat het doel is van het gesprek
Neem de tijd een gesprek te voeren en plan deze tijd ook in
Zoek een rustige ruimte waar je ongestoord met elkaar kunt praten
Neem voor vooral te luisteren, laat de werknemer zijn verhaal vertellen zodat voldoende informatie over het ziekteverzuim en het verzuimgedrag verzameld kan worden.

Fasen in een gesprek

1e fase: Probleemverheldering

Ga na hoe de werknemer zelf tegen zijn verzuim aankijkt
Luister actief, laat de werknemer uitpraten
Vraag naar zo concreet mogelijke voorbeelden

2e fase: Probleemverdieping

Actief en dieper in gaan op het probleem; onderzoek mogelijke oorzaken
Arbeidsomstandigheden?
Arbeidsinhoud?
Arbeidsverhoudingen?
Privé-omstandigheden? Et cetera

3e fase: Probleemoplossing

Bedenk samen oplossingen
Maak heldere afspraken over wat door wie gedaan wordt en wanneer hierop teruggekomen wordt bij de werknemer